Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP: "Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức". Thủ tục hành chính có 3 loại: Thủ tục hành chính nội bộ, thủ tục hành chính liên hệ và văn thư hành chính do pháp luật hành chính quy định, nhằm thực hiện các hoạt động quản lí nhà nước, có tính mềm dẻo, linh hoạt và có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Hồ sơ giấy vẫn chiếm hơn 93%
Theo Văn phòng Chính phủ, quán triệt và triển khai Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, đến nay, cả nước đã có 59 địa phương tổ chức Trung tâm hành chính công. 100% các bộ, ngành, địa phương đã kiện toàn hệ thống một cửa, một cửa liên thông, ứng dụng công nghệ thông tin trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Chất lượng giải quyết hồ sơ đã có sự cải thiện rõ rệt, hầu hết các địa phương tỷ lệ giải quyết đúng hạn từ 90% trở lên; tạo nhiều thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp khi có nhu cầu giải quyết công việc tại các cơ quan hành chính nhà nước các cấp TW và địa phương.
Việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (kể cả hồ sơ nộp trực tiếp) theo hướng phi địa giới hành chính đã được triển khai ở một số lĩnh vực có cơ sở dữ liệu tập trung (như giấy phép lái xe). Việc cho phép doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích thực hiện việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp theo quy định tại Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg cũng đã góp phần tối ưu hóa năng suất, chất lượng hiệu quả hoạt động của bộ phận một cửa…
Tuy nhiên, trên thực tế, việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính vẫn chủ yếu theo phương thức truyền thống, hồ sơ giấy, nhất là ở các địa phương (với tỷ lệ khoảng tới 93,7%). Việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông mới xử lý theo hướng thống nhất đầu mối, quy trình phối hợp thực hiện giữa các cơ quan. Thẩm quyền, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức trong việc tham gia vào quá trình số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính chưa được làm rõ. Trong khi chưa hình thành cơ chế giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính đồng bộ theo thời gian thực từ hệ thống một cửa các cấp. Đặc biệt, chưa có quy định về lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính. Hiện chưa triển khai được việc kết nối chia sẻ dữ liệu của các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành với Hệ thống một cửa điện tử để sử dụng lại các hồ sơ, giấy tờ điện tử, giảm các thủ tục kiểm tra, xác nhận.
Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đã khai trương, đi vào thực hiện, là nền tảng quan trọng hình thành danh tính số duy nhất của người dân, doanh nghiệp, nhưng việc triển khai sử dụng danh tính số trong tiếp nhận, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông chưa có giải pháp cụ thể để bảo đảm thống nhất, hiệu quả trong triển khai thực hiện. Ngoài ra, hiệu quả hoạt động của các bộ phận một cửa cũng còn nhiều hạn chế gắn với sự thiếu đồng bộ về cơ sở vật chất kỹ thuật, năng lực cán bộ, trình độ dân trí, và sự phối hợp giữa phường, xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố …
Những hạn chế trên không chỉ làm chậm trễ việc cung cấp thông tin cho chỉ đạo, điều hành, xử lý các bất cập, các hành vi nhũng nhiễu, tiêu cực, mà còn làm khó cho việc tạo dựng, duy trì, phát triển và phát huy được hiệu quả của các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, cũng như không khuyến khích được người dân, doanh nghiệp tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Một số nơi, lĩnh vực cho thấy có sự quá tải trong việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính…
Đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
Để khắc phục những bất cập, hạn chế nêu trên, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, tăng năng suất lao động, góp phần hình thành công dân số, doanh nghiệp số trong xây dựng Chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số cần thúc đẩy đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính theo hướng: Mở rộng việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính không phụ thuộc vào địa giới hành chính. Gắn với số hóa và sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa. Đổi mới tổ chức và xây dựng, kết nối, chia sẻ các kho dữ liệu quản lý (Bigdata) sống, sạch, đủ và chính xác, cần gắn quá trình này với yêu cầu đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhà nước các cấp…
Trước mắt, cần tiếp tục hoàn thiện cơ sở pháp lý quy định về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông; nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống công nghệ thông tin để đáp ứng yêu cầu số hóa và sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính; tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành; coi trọng hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo thời gian thực trong giải quyết thủ tục hành chính
Đồng thời, cần tiếp tục thí điểm các mô hình mới về thu gọn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn đầu mối, khắc phục chồng chéo, dàn trải, trùng lắp về chức năng, nhiệm vụ giữa các ngành, các cấp, và chuyển giao một số nhiệm vụ và dịch vụ hành chính công mà Nhà nước không nhất thiết phải thực hiện cho doanh nghiệp, các tổ chức xã hội đảm nhiệm. Cải cách thủ tục hành chính (TTHC) theo hướng đơn giản, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Xác định rõ hơn nữa vai trò và trách nhiệm, tính pháp lý, hiệu quả, minh bạch và công bằng của các cơ quan trong sự phối hợp giải quyết các TTHC liên thông. Đề cao và cụ thể hóa vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện công tác CCHC. Lấy kết quả Chỉ số CCHC hàng năm, kết quả đánh giá sự hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ hàng năm đối với cơ quan, đơn vị và người đứng đầu cơ quan đơn vị; gắn kết quả, hiệu quả công việc của cá nhân, tổ chức với chế độ tiền lương, phụ cấp.
Đặc biệt, thời gian tới cần coi trọng hơn việc đánh giá và kiểm toán hiệu quả các hoạt động và chính sách quản lý nhà nước nói chung và thủ tục hành chính nói riêng, để trực tiếp và gián tiếp hỗ trợ giám sát và thúc đẩy các hoạt động một cửa và một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
