Covid-19 bùng phát đã ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng đến cả chuỗi cung ứng toàn cầu. Đây cũng là giai đoạn đầy thách thức, cũng là cơ hội để các doanh nghiệp đổi mới cơ chế, linh hoạt trong quản lý, phù hợp với tình hình mới.
Thời đại 4.0, hệ thống quản lý linh hoạt, khuyến khích sự sáng tạo đang là cơ chế, là xu hướng mới hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng áp dụng, không thể trì trệ, lùi lại phía sau.
Chúng tôi xin chia sẻ cho độc giả bài viết về hệ thống quản lý linh hoạt của ông Đỗ Tiến Long-CEO Công ty tư vấn Quản lý OD Click để doanh nghiệp có thể tham khảo trong quá trình vận hành.
******
Sức ép của thị trường đến các doanh nghiệp
Trên thực tế, nên kinh tế chuyển đổi số đã giúp cho các doanh nghiệp lớn nhanh về quy mô tổ chức, đây cũng là thách thức để doanh nghiệp chuyển đổi tổ chức theo hướng hệ thống hóa, quy trình hóa, tiêu chuẩn hóa. Trong một thế giới của sự thay đổi không ngừng, chúng ta cần những cách thức làm việc và quản lý mới để tạo ra sự linh hoạt, để liên tục suy nghĩ lại, thiết kế lại và xây dựng lại cách làm việc để liên tục thích ứng, tiến hóa và phát triển mạnh mẽ.
Xu thế quản trị của Thế giới cũng đã chuyển từ cơ chế cứng (Mechnistics) sang cơ chế dẻo (Organics) với việc lấy con người, mối quan hệ, sự gắn kết và phát triển tri thức làm trung tâm. Các doanh nghiệp cũng đã quen với việc thích ứng nhanh (Agile), ngoài ra, không chỉ "dẻo" mà còn hướng đến sự uyển chuyển, linh hoạt và tốc độ trước những diễn biến chung.
Nhiều doanh nghiệp đã tiên phong trong việc linh hoạt hóa tổ chức
Nghiên cứu về cách thức các doanh nghiệp trên thế giới thực hiện linh hoạt hóa tổ chức, Tập đoàn tư vấn Mc Kinsey đã chỉ ra 5 phương thức điển hình.
Trong đó: 1. Cắt giảm các tầng lớp trong hệ thống tổ chức, tạo dựng cơ chế tổ chức dẹt; 2. Xây dựng các đội nhóm linh hoạt; 3. Xây dựng các nền tảng cho nhân sự phát triển sự nghiệp lâu dài; 4. Thúc đẩy nhân viên thể hiện suy nghĩ, hay cung cấp thông tin thực tiễn giúp lãnh đạo chạm vào thông tin tốt; 5. Trao quyền cho các nhân sự cấp dưới.
Xây dựng mạng lưới nhóm linh hoạt
Linh hoạt hóa trong tổ chức, cũng đồng nghĩa với việc cần hình thành mạng lưới nhóm để các nhân sự cùng học hỏi, cùng cố gắng và tăng tính đoàn kết trong tổ chức. Đây cũng là cách để các lãnh đạo doanh nghiệp phân quyền đến các cán bộ cấp dưới, tạo sự cạnh tranh giữa các nhóm.
Một ví dụ về mô hình hoạt động theo nhóm là tại Spotify, thương hiệu âm nhạc trên nền tảng số được ưa chuộng nhất hiện nay. Công ty chia các nhóm tối đa 150 người, được chia nhỏ thành nhiều đội có các nhiệm vụ khác nhau. Số lượng các đội trong mỗi nhóm có thể được điều chỉnh hoặc mở rộng để đáp ứng các nhu cầu thay đổi. Nhờ đó mà công ty có thể thích nghi nhanh với sự thay đổi để vươn lên là nền tảng đứng đầu thị trường âm nhạc số.
Để phát triển mạng lưới nhóm, doanh nghiệp cần có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, từ việc chia sẻ quyền lực và xây dựng những nhóm với những bộ phận chức năng chuyên trách. Điều này cho phép nâng cao tốc độ phản ứng của doanh nghiệp với thị trường bởi các nhà lãnh đạo không thể theo sát và cập nhật được tình hình để đưa ra quyết định nhanh chóng so với đội ngũ ở đầu “chiến tuyến”. Các nhà quản lý nhóm sẽ quyết định thông qua và triển khai để giải quyết vấn đề nhanh chóng. Điều này đảm bảo tính linh hoạt và tốc độ phản ứng của doanh nghiệp trước những biến động.
Tinh giản bộ máy tổ chức
Bài toán quản lý nhân sự, tinh giản bộ máy tổ chức cũng là một trong những nhu cầu tất yếu hiện nay của các doanh nghiệp. Tháp nhân sự Maslow cũng là một mô hình dễ hình dung nhất. Việc các lãnh đạo là người nắm giữ toàn bộ quyền lực, phê duyệt và đưa ra các quyết sách cuối cùng dựa trên cơ chế nhiều tầng đã không còn phù hợp với nền kinh tế mở, sự thách thức và cạnh tranh của các doanh nghiệp khác.
Tinh gọn bộ máy không phải dễ dàng với các doanh nghiệp, khi ảnh hưởng đến nhiều đội ngũ nhân sự lâu năm, cùng với đó nhiều vị trí cũng sẽ cần lược giản. Xong sự chuyển đổi là cần thiết, đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự sẵn sàng, quyết tâm, hành động nhanh cùng với kế hoạch xuyên suốt để thực hiện, với các kế hoạch cắt giảm cụ thể, tinh gọn cả chiều dọc và chiều ngang.
Tạo môi trường để nhân sự phát triển
Để thúc đẩy sự linh hoạt và khả năng thích ứng, năng lực của nhân sự cần được phát triển với mục đích có thể giúp lãnh đạo giải quyết tốt những vấn đề phát sinh, đưa ra quyết định đòi hỏi yếu tố tốc độ. Trong môi trường biến động đòi hỏi sự thích nghi, việc đào tạo và phát triển nhân viên là nhiệm vụ trọng tâm. Do vậy, các doanh nghiệp cần có sự chuyển đổi, đặt mục tiêu phát triển và cung cấp môi trường tốt nhất cho đội ngũ nhân sự chủ động học tập, phát triển sự nghiệp, cũng như chia sẻ tri thức lẫn nhau. Điều này còn tác động đến sự gắn bó của nhân sự với tổ chức.
Có thể kể đến trường hợp của Google. Việc tạo môi trường cho nhân sự làm việc và phát triển khiến họ trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới, tạo nên văn hóa đề cao sự hợp tác, các nhân viên được khuyến khích huấn luyện lẫn nhau những kỹ năng như thuyết trình trước đám đông, quản lý và định hướng. Cùng với đó, Google luôn khuyến khích nhân sự đưa ý tưởng mới và thảo luận với nhau để hình thành sản phẩm tốt nhất cũng như giải pháp hiệu quả nhất.
Trao quyền cho nhân sự thúc đẩy sự linh hoạt
Zara, một công ty lớn của ngành thời trang thế giới đã áp dụng hiệu quả phương pháp này. Nhờ xây dựng một quy trình tiếp nhận phản hồi từ các nhân viên bán hàng hiệu quả, Zara luôn bắt kịp nhanh chóng với sự thay đổi liên tục trong xu hướng thời trang. Hãng này đã trao quyền cho các nhân viên bán hàng nghiên cứu khách hàng qua việc quan sát về những mẫu thời trang họ đang mặc và phỏng vấn trực tiếp về mẫu thời trang mà họ mong muốn, các phản hồi sau đó sẽ được chuyển lại cho trưởng bộ phận nghiên cứu sản phẩm, Marketing và kinh doanh. Bằng cách này, chính khách hàng đã trở thành nhà thiết kế của Zara, giúp công ty này bắt kịp những xu hướng thời trang mới nhất và giới thiệu thành công các sản phẩm mới.
Câu chuyện về hãng thời trang IVY moda vừa có một CEO nữ 8x là "người ngoài gia tộc" là một ví dụ cho việc doanh nghiệp đã linh hoạt trong tổ chức, trao quyền cho người tài. Việc tạo cơ hội thăng tiến cho tất cả các nhân viên tại doanh nghiệp – kể cả các doanh nghiệp gia đình, đã góp phần phát triển năng lực của nhân sự, tạo nên văn hóa học tập lẫn nhau và cũng tạo ra sự sáng tạo, khát vọng thể hiện của mỗi cá nhân.
Thay cho lời kết
Câu chuyện hệ thống tổ chức trong các doanh nghiệp Việt Nam đang vừa phải giải bài toán củng cố cơ cấu, ổn định hệ thống bên trong để kiểm soát chi phí và tính ổn định, lại vừa phải giải bài toán thích ứng nhanh với những biến động từ dịch bệnh, cạnh tranh toàn cầu, thay đổi công nghệ hay xu thế linh hoạt hóa tổ chức. Dù nhiệm vụ "cứng hóa" tổ chức dường như vẫn dang dở, thì yêu cầu linh hoạt hóa cũng đang song song đặt ra. Thực tế này đang đặt các tổ chức và các nhà lãnh đạo trước những thách thức nhiều tầng, cần nhiều quyết tâm, nỗ lực và cả tri thức quản trị để duy trì vị thế trước mắt và đưa tổ chức đi lên trong tương lai.
